POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ VOILA

Voila Service, voilaservice.fr. Dernière mise à jour : 16 août 2026

Article 1 : Responsable du traitement

Voila Service, SASU au capital de 1 000 €. Siège social : 16, quai de la Mégisserie, 75001 Paris. SIRET : 107 539 942 00014. Email : contact@voilaservice.fr

Article 2 : Données collectées

Dans le cadre de la prestation de services, Voila Service collecte les données suivantes :

Nom et prénom

Adresse email

Numéro de téléphone (WhatsApp)

Nationalité et langue

Hôtel ou lieu de séjour et dates du séjour, lorsque le Client nous les communique pour l’exécution du service

Contenu des conversations échangées avec le service

Données de paiement (gérées exclusivement par Stripe, Voila Service n’a pas accès aux données bancaires complètes)

Historique des missions et préférences du Client

Article 3 : Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées pour :

Exécuter les prestations de service commandées

Gérer la relation client et le suivi des missions

Émettre les factures et reçus

Améliorer la qualité du service

Respecter les obligations légales et comptables

Article 4 : Base légale

Le traitement des données repose sur :

L’exécution du contrat de service (Article 6.1.b du RGPD)

L’intérêt légitime de Voila Service pour l’amélioration de la qualité du service et la prévention de la fraude (Article 6.1.f du RGPD)

L’obligation légale pour les données comptables et fiscales

Article 5 : Durée de conservation

Données clients actifs : durée de la relation commerciale + 3 ans

Contenu des conversations, hôtel ou lieu de séjour et dates du séjour : 12 mois après la fin du forfait, puis suppression

Données comptables et fiscales : 10 ans conformément à la loi

Données de paiement : gérées par Stripe selon leur propre politique de conservation

Article 6 : Destinataires des données

Les données personnelles ne sont pas vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales. Elles peuvent être partagées avec :

Stripe : pour le traitement des paiements

Notion : pour la gestion CRM (données hébergées sur les serveurs de Notion Inc.)

Meta Platforms Ireland Ltd. : pour l’acheminement des messages via WhatsApp Business

Make (Celonis) : pour l’automatisation des échanges entre nos outils

Google : pour l’acheminement des alertes internes signalant un nouveau message ou un nouvel achat

Zoho : pour l’hébergement de notre messagerie électronique

Vercel : pour l’hébergement de notre interface interne de gestion

Anthropic : pour la génération de propositions de réponses et la traduction assistées par IA. Les informations transmises comprennent le nom du Client, sa nationalité, sa langue, son lieu de séjour lorsqu’il est renseigné et le contenu de la conversation en cours. Ces contenus ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

Les autorités compétentes sur réquisition légale

Article 7 : Transfert hors UE

Certains sous-traitants (Stripe, Notion, Anthropic, Vercel, Google) sont basés aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées : clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, adhésion au cadre de protection des données UE–États-Unis.

Article 8 : Droits du Client

Conformément au RGPD, le Client dispose des droits suivants :

Droit d’accès : obtenir une copie de ses données

Droit de rectification : corriger des données inexactes

Droit à l’effacement : demander la suppression de ses données

Droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format lisible

Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d’un traitement

Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements

Pour exercer ces droits : contact@voilaservice.fr ou assistme@voilaservice.fr. Réponse sous un mois, ce délai pouvant être prolongé de deux mois en cas de demande complexe.

En cas de réclamation non résolue, le Client peut saisir la CNIL : cnil.fr

Article 9 : Décision automatisée

Nous n’utilisons aucun procédé de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l’égard du Client. Les outils d’intelligence artificielle que nous employons assistent nos opérateurs dans la rédaction et la traduction de leurs réponses. Toute réponse adressée au Client est relue et validée par une personne avant envoi.

Article 10 : Cookies

Le site voilaservice.fr utilise des cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement du site. Aucun cookie publicitaire ou de tracking tiers n’est utilisé sans consentement.

Article 11 : Modifications

Voila Service se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. Le Client sera informé de toute modification significative par email ou via le site.

PRIVACY POLICY

Voila Service, voilaservice.fr. Last updated: 16 August 2026

Article 1 : Data Controller

Voila Service, a simplified one-person company (SASU) with a share capital of €1,000. Registered office: 16, quai de la Mégisserie, 75001 Paris. SIRET: 107 539 942 00014. Email: contact@voilaservice.fr

Article 2 : Data Collected

In the course of providing its services, Voila Service collects the following data:

Full name

Email address

Phone number (WhatsApp)

Nationality and language

Hotel or place of stay and dates of stay, when the Client provides them so that we can carry out the service

Content of conversations exchanged with the service

Payment data (managed exclusively by Stripe, Voila Service does not have access to full banking details)

Mission history and Client preferences

Article 3 : Purposes of Processing

The data collected is used to:

Perform the requested services

Manage the client relationship and mission follow-up

Issue invoices and receipts

Improve service quality

Comply with legal and accounting obligations

Article 4 : Legal Basis

The processing of data is based on:

Performance of the service contract (Article 6.1.b of the GDPR)

Voila Service’s legitimate interest in improving service quality and preventing fraud (Article 6.1.f of the GDPR)

Legal obligation for accounting and tax data

Article 5 : Retention Period

Active client data: duration of the commercial relationship + 3 years

Content of conversations, hotel or place of stay and dates of stay: 12 months after the end of the plan, then deleted

Accounting and tax data: 10 years as required by law

Payment data: managed by Stripe according to their own retention policy

Article 6 : Data Recipients

Personal data is not sold or transmitted to third parties for commercial purposes. It may be shared with:

Stripe : for payment processing

Notion : for CRM management (data hosted on Notion Inc. servers)

Meta Platforms Ireland Ltd. : for message delivery via WhatsApp Business

Make (Celonis) : for automation between our tools

Google : for delivering internal alerts about a new message or a new purchase

Zoho : for hosting our email

Vercel : for hosting our internal management interface

Anthropic : for AI-assisted drafting and translation of replies. The information transmitted includes the Client’s name, nationality, language, place of stay where provided, and the content of the ongoing conversation. This content is not used to train artificial intelligence models.

Competent authorities upon legal request

Article 7 : Transfer Outside the EU

Some sub-processors (Stripe, Notion, Anthropic, Vercel, Google) are based in the United States. These transfers are governed by appropriate safeguards: standard contractual clauses of the European Commission and, where applicable, certification under the EU–US Data Privacy Framework.

Article 8 : Client Rights

In accordance with the GDPR, the Client has the following rights:

Right of access : obtain a copy of their data

Right of rectification : correct inaccurate data

Right to erasure : request deletion of their data

Right to data portability : receive their data in a readable format

Right to restriction : request the temporary suspension of a processing activity

Right to object : object to certain processing

To exercise these rights: contact@voilaservice.fr or assistme@voilaservice.fr. We reply within one month; this period may be extended by two months for complex requests.

For unresolved complaints, the Client may contact the CNIL (French data protection authority): cnil.fr

Article 9 : Automated Decision-Making

We do not use any fully automated decision-making producing legal effects concerning the Client. The artificial intelligence tools we use assist our operators in drafting and translating their replies. Every reply sent to the Client is reviewed and approved by a person before it is sent.

Article 10 : Cookies

The voilaservice.fr website uses technical cookies necessary for the proper functioning of the site. No advertising or third-party tracking cookies are used without consent.

Article 11 : Modifications

Voila Service reserves the right to modify this policy at any time. The Client will be informed of any significant changes by email or via the website.

The French version prevails in case of dispute.